Komunikacja telefoniczna

Od Asystentki bądź Sekretarki wymaga się odpowiednich kompetencji w wielu obszarach – prace biurowe, organizacyjne, komunikacyjne, a także wizerunkowe.

Prowadzenie rozmowy z klientem przez telefon wymaga niezwykłych umiejętności:

-konwersacji

-opanowania do perfekcji kontroli nad własnym głosem

-skutecznej argumentacji

-sztuki prezentacji

-wykorzystywania efektu pierwszego wrażenia i efektu świeżości

Język musi być precyzyjny, zrozumiały, jednoznaczny, wypowiedź niezbyt długa, aby odbiorca nawet przy zakłóceniach mógł wszystko zrozumieć. Nadawca musi uruchomić całą wyobraźnię, aby – nie widząc klienta – wyrobić sobie pogląd o nim i jego potrzebach. Ważne jest wypracowanie odpowiedniego brzmienia głosu, należytej artykulacji, pozytywnego odniesienia do klienta. Zawsze należy mówić językiem zrozumiałym dla każdego klienta, w sposób przejrzysty i logiczny, bez używania zbyt fachowych zwrotów czy skrótów. Rozmawiając przez telefon trzeba mówić wszystko jeszcze uprzejmiej i milej, bo nie możemy wspierać się bezpośrednim kontaktem wzrokowym czy sympatycznym gestem.

W obecnych czasach powstaje coraz więcej szkoleń dla asystentek i szkoleń dla sekretarek, by mogły one zwiększyć swoje kompetencje, które wpływają na ich pracę, a także pracę całej firmy.